TUGAS SUMMARY GUDANG

TUGAS RINGKASAN MATERI PERGUDANGAN

     

FAJAR SEPTIAN

224409076

S1-MLM LOGISTIK

   

gudang dapat didefinisikan sebagai teempat yang dibebani untuk menyimpan barang yang akan digunakan dalam produksi sampai barang diminta sesuai dengan jadwal. Selain itu gudang juga dapat digunakan sebagai sarana atau tempat jual beli (pasar)hasil produksi. Sejak dulu, gudang berfungsi sebagai buffer atau penyeimbang dan untuk menentukan langkah selanjutnya suatu perusahaan. Apakah perusahaan akan menggunakan gudang untuk komersial atau lebih baik digunakan sendiri.

Pada umumnya gudang perusahaan berada dalam ruangan pada suatu pabrik, namun sekarang lapangan tebuka jga dapat dijadikan gudang tergantung dengan barang apa yang akan diletakan atau disimpan di lapangan tersebut.

Kita dapat membedakan macam-macam gudang menerut karakteristik material yang disimpan, yaitu:

1.      Penyimpanan bahan baku

Gudang akan menyimpan setiap material yang dibutuhkan atau digunakan untuk proses produksi. Lokasi gudang umumnya berada di dalam bangunan pabrik, sehingga perusahaan dapat menghemat biaya gudang karena tidak memerlukan bangunan khusus untuk dijadikan gudang.

2.      Penyimpanan barang setengah jadi

Dalam industry manufaktur, kita sering menemui bahwa benda kerja harus melalui beberapa macam operasi dalam pengerjaanya. Prosedur demikian sering pula harus terhenti karna dari suatu operasi berikutnya waktu pengerjaan tidak lah sama. Akibatnya, barang atau material harus menunggu sampai atau operator berikutnya siap mengerjakanya.

3.      Penyimpanan produksi jadi

Gudang ini disebut pula gudang dengan fungsi menyimpan produk-produk yang telah jadi atau telah selesai dikerjakan. Didalam penggudangan ini ada produk yang tahan lama dan sebaliknya. Dan bentuik gudang ini tergantung pada variasi yang berbeda-beda, seperti: lingkaran,persegi dan lain-lain                                                                                                                         http://nofrisandra.blogspot.com/2012/04/pengertian-dan-fungsi-gudang-gudang.html

macam-macam warehouse/gudang

GENERAL MERCHANDISE

Pengertian :

General merchandise store adalah pedagang eceran yang menjual berbagai macam produk Contoh: Departemen store.

gambar1 general merchandise)

 

 

(gambar2 general merchandise)

COLD STORAGE WAREHOUSE

Yaitu gudang untuk barang-barang yang mudah rusak akibat pembusukan ataupun perubahan suhu, dimana sebagai pengaman diperlukan alat pengontrol temperature kelembaban udara atau atau system ventilasi sendiri.Umumnya digunakan untuk menyimpan barang-barang yang tidak tahan lama,seperti sayuran,ikan,buah-buahan dan lain lain

   

BONDED WAREHOUSE

Pengertian

Yaitu gudang yang dibangun disuatu daerah tertentu tetapi berada dalam pengawasan Bea dan Cukai dan berfungsi untuk menimbun, memproses, re-packing, dan lain-lain. Barang-barang yang diproses tidak dikenakan bea atau pungutan, tetapi pada saat keluar dari daerah tersebutbarang dikenakan bea atau pungutan-pungutan sesuai dengan ketentuan yang ada.

 

 HOUSEHOLD  GOODS WAREHOUSE

Pengertian :
Yakni tipe gudang yang digunakan untuk penyimpanan properti pribadi. Properti ini secara khusus disimpan dalam jangka panjang yang sifatnya sementara.

SPECIAL COMODITY WAREHOUSE

Pengertian

Yaitu gudang yang umumnya untuk penimbunan hasil pertanian ( agriculture ) dan biasanya dibangun didaerah produksi pertanian dan untuk kepentingan para pedagang perantara atau produsen.

BULK STORAGE WAREHOUSE

Pengertian

Yaitu pergudangan yang menyimpan barang – barang penting.Pergudangan ini memberikan tangki penyimpanan cairan dan penyimpanan terbuka atau tersembunyi untuk barang seperti pasir,batubata,dan barang – barang kimia.

http://memikirmaju.blogspot.com/2011/01/macam-macam-warehousegudang.html

Fungsi Dan Aktivitas Pergudangan
Fungsi dasar dari gudang adalah penerimaan, identifikasi dan penyortiran, penyimpanan, pengambilan barang dari penyimpanan, pengumpulan pesanan, pengemasan, pengiriman, dan pemeliharaan dokumen.  Fungsi gudang dibentuk berdasarkan elemen berikut .

1. Kerangka bangunan,  material dapat disimpan dalam satu bagian fasilitas pabrik atau dalam struktur yang terpisah.  Dalam beberapa kasus, struktur terpisah hanya terdiri dari kerangka yang ringan yang didukung oleh struktur rak penyimpanan untuk mengurangi biaya bangunan.
2. Media penyimpanan,  digunakan untuk mendukung dan melindungi material dan membuat material dapat diakses.  Media penyimpanan yang umum adalah rak penyimpanan, bin, dan korsel berputar.
3. Mekanisme pengangkutan,  mekanisme (otomatis, semiotomatis, atau manual) digunakan untuk mengangkut muatan antara lokasi input/output dan lokasi penyimpanan.  Mekanisme yang paling umum digunakan untuk rak penyimpanan adalah tipe lift truck.  Dalam penyimpanan korsel, media penyimpanan itu sendiri yang berperan sebagai mekanisme pengangkutan.
4. Kebijakan penyimpanan/pencarian,  menentukan letak penyimpanan untuk tiap tipe muatan.
5. Pengawasan/ kontrol,  digunakan untuk mengarahkan mekanisme pengangkutan selama operasi penyimpanan dan pencarian.

Mengoperasikan suatu pergudangan melibatkan beberapa aktivitas proses, dan operasi yang efisien dari gudang bergantung pada seberapa baik aktivitas proses tersebut dilaksanakan.  Berikut adalah aktivitas proses di gudang

1. Menerima barang,  gudang menerima barang dari pengangkutan luar atau dalam pabrik dan menerima tanggungjawab dari mereka/pengirim barang.  Ini berarti gudang harus :
1. Mengecek barang berdasarkan pemesanan dan bill of lading
2. Mengecek kuantitas.
3. Mengecek kerusakan dan isi laporan kerusakan jika dibutuhkan.
4. Memeriksa barang jika dibutuhkan
2. Mengidentifikasi barang,  item diidentifikasi dengan jumlah stock-keeping unit (SKU) dan pencatatan kuantitas yang diterima.
3. Mengirim  barang ke penyimpanan,  barang disortir dan diletakkan di tempatnya.
4. Simpanan Barang,  barang disimpan dalam penyimpanan dan dibawah perlindungan yang baik sampai saatnya dibutuhkan.
5. Pengambilan barang,  item yang dibutuhkan dari stock harus dipilih dari penyimpanan dan dibawa ke area penyusunan.
6. Penyusunan pengiriman,  barang yang dibuat menjadi satu pesanan dibawa bersamaan dan diperiksa jika ada kelalaian atau error.  Pencatatan pesanan selalu diperbaharui.
7. Mengirim barang ke pengiriman,  pesanan dikemas, dokumen pengiriman disiapkan, dan barang dimuat di kendaraan yang tepat.
8. Mengoperasikan sistem informasi,  suatu catatan harus diurus untuk tiap item dalam menunjukkan kuantitas stock di satu sisi, kuantiatas yang diterima, kuantitas yang dikeluarkan, dan lokasi dalam gudang.  Sistem tersebut bisa jadi sangat simpel, bergantung pada informasi tulisan secara minimum dan memori manusia, atau merupakan sistem berbasis komputer yang sudah berpengalaman.

9.      D. KEGUNAAN GUDANG
Dalam proses rantai pasok (supply chain), gudang pada dasarnya memiliki empat kegunaan, yaitu:
Ø Inbound consolidation, dimana barang-barang yang akan diproses, dikonsolidasikan terlebih dahulu didalam gudang sebelum masuk kedalam proses produksi
Ø Goods In Process (product mixing), dari pabrik-pabrik dialokasi yang berbeda dikonsolidasikan di dalam suatu gudang untuk dirakit terlebih dahulu sebelum didistribusikan ke pasar
Ø Outbound Consolidation, barang-barang yang diproduksi di pabrik-pabrik yang terletak dialokasi berbeda, dikonsolidasikan sebelum di serahkan kepada para pelanggan
Ø Outbound Dispertion (break bulk), barang-barng yang telah di hasilkan disuatu pabrik dimasukan ke dalam gudang untuk dibagi-bagi kedalam volume yang lebih kecil sebelum didistribusikan kepasr atau para pelanggan.

10.  Gudang melayani sebagai fasilitas konsolidasi. Karena perusahaan dapat mengangkut produk berulang kali dengan jumlah kecil kedalam gudang, selanjutnya dilakukan konsolidasi dalam gudang menjadi beban penuh, dan selanjutnya diangkut lagi sampai tujuan, dan kegiatan ini dapat mengakibatkan ongkos transport yang rendah.
Pergudangan juga bisa bertindak sebagai tempat penggabungan produk (product mixing). Gudang dapat meyimpan berbagai jenis lini produk dan jika pelanggan memesan lebih dari satu tipe produk, maka gudang dapat melayaninya, kemudian produk yang berbeda-beda tersebut diangkutnya pada satu kali pengiriman. Aktivitas ini lebih efisien dalam dalam hal pengisian dan pengiriman pesanan.
Peran gudang lainnya adalah sebagai pelayan, pelayan dapat mengisi pesanan dari tempat gudang berada dan tidak perlu harus pesan ke pabrik, sehinggga pemesanan dan pengiriman produk jauh lebih cepat, mengurangi kekurangan, dan pada umumnya dapat melayiani pelanggan, dan akan berakibat terhadap meningkatnya penjualan.
Dalam beberapa kasus yang terjadi, gudang bias juga bertindak sebagai katup pengaman (savety valve) pada kasus peningkatan produksi di pabrik, kekurangan pasokan, atau karena kelambatan transportasi. Hal ini dapat diatasi jika terdapat persediaan barang gudang.
Peran terakhir gudang adalah penyeimbang (smoothing Out) produksi, ongkos produksi tetap (fixed cost)per unit akan turun secara nyata, jika menghasilkan jumlah yang tinggi dalam satu jenis produk.

http://ibnususanto.wordpress.com/2009/02/13/inventory-dan-pergudangan/

 B. EMPAT ALASAN PENTINGNYA PROSES PERGUDANGAN
Gudang pada dasarnya adalah bangunan yang secara fisik mampunyai kriteria tertentu sebagai tempat penyimpanan barang, didalam gudang terdapat proses pergudangan (warehousing) berupa storage dan material handling. Proses pergudangan diperlukan dengan empat alasan utama yaitu:
1. Transportation-Pruduction Cost Reduction
Gudang mempunyai peranan penting di dalam proses pengendalian dan pengurangan biaya transportasi dan produksi, pada dasarnya gudang yang selalu dikaitkan dengan proses persdiaan barang menimbulkan tambahan biaya tersendiri bagi barang yang didistribusikan. Namun pada suatu posisi tertentu gudang akan mempunyai peran didalam menekan biaya transportasi maupun produksi.
Pembelian barang pada suatu partai tertentu dengan jumlah dibawah kapasitas muatan alat angkut akan menyebabkan tingginya biaya angkut yang harus di tanggung oleh nilai barang setiap unitnya. Untuk menekan biaya per unit angkutan tersebut minimal harus dibeli sebanyak volume kapasitas muatan alat angkuatn, sehingga akan diperoleh biaya perunit yang relative rendah namun disisi lain terdapat konsekuensi timbulnya persediaan barang akibat pembelian yang berlebih.
2. Coorination of supply and demand
Gudang berfungsi salah satunya adalah sebagai unsur koordinasi antara penawaran dan permintaan, volume permintaan tidak selalu dapat diproyeksi secara relative akuarat sedangkan proses produksi harus dilakukan
Untuk menghasilkan suatu volume tertentu. Permintaan pasar dapat terajdi secara berfluktuasi sedangkan penawaran, dalam hal ini proses produksi, akan menghasilkan volume relative konstan, sehingga diperlukan gudang sebagai tempat penyimpanan pada saat volume produksi meningkat, dan permintaan pasar menurun.
3. Production considerations
Proses produksi untuk barang-barang dengan klasifikasi dan karakterisik tertentu membutuhkan gudang untuk menekan biaya produksi maupun untuk melengkapi proses akhir produksi barang. Untuk barang-barang dengan proses klasifikasi tertentu memerlukan waktu simpanan agar memperoleh barang dengan kualitas lebih sempurna, sebagai contoh keju, anggur.
Barang-barng lain yang memerlukan gudang untuk proses akhir sesuai dengan proses klasifikasi dan karakteristiknya adalah barang yang harus dirakit (assembling) untuk penyempurnaan proses akhir produksi.
4. Marketing considerations
Barang dengan tipe, klasifikasi dan karakteristik tertentu menuntut harus siap tersedia dipasar, agar pasokan barang tersebut dipasar tidak terhenti. Untuk itu diperlukan guang yang relative dengan pasar sebagai media untuk mempercepat proses pendistribusian guna memenuhi kebutuhan pasar.
Keempat alasan utama perlunya gudang tersebut memperlihatkan bahwa terdapat dua manfaat penting yang diperoleh dari keberadaan gudang, yaitu manfata waktu dan manfaat bentuk. Manfaat waktu yang didapat adalah bahwa barang akan member keuntungan lebih apabila barang tersebut disimpan digudang dan dikeluarkan kepasar pada saat yang tepat.
Manfaat bentuk diperoleh apabila pada saat menunggu digudang dilakukan proses perakitan sehingga dari sisi bentuk, barang tersebut akan memberikan manfaat lebih kepada konsumen.
Gudang bertindak sebagai simpul untuk memperlancar distribusi produk/bahan baku, sebelum produk tersebut sapai ditangan pelanggan/pabrik, serta berfungsi sebagai tempat penyimpanan, pergerakan dan tempat ternsfer informasi.
ekonomis, sedangkan bagian pemasaran menganjurkan agar gudang dapat berperan dalam meningkatkan “customer service”. Penggabungan produk, pelayanan, katup pengamanan, dan sebagai penyeimbang.
Perguadangan dapat memainkan peranan kunci dalam pengembangan strategi logistic terpadu, karena gudang umumnya berdampak terhadap upaya kebrshasilan penjualan dan pemasaran suatu perusahaan
Pergudangan dapat dijadikan sebagai salah satu sarana untuk pengurangan ongkos dan perbaikan produktivitas logistic, serta memerlukan system informasi yang baik untuk mengatur berbagai faktor yang mempengaruhinya.

http://pradipta31.wordpress.com/2011/02/01/warehouse/

Di samping globalisasi, sejumlah faktor lain yang juga menjadi pertimbangan dalam memilih lokasi antara lain:

• Lingkungan masyarakat

Kesediaan masyarakat suatu daerah menerima segala konsekuensi, baik konsekuensi positif maupun negatif  didirikannya suatu pabrik atau bangunan di daerah tersebut merupakan suatu syarat penting. Perusahaan perlu memperhatikan nilai-nilai lingkungan dan ekologi dimana perusahaan akan berlokasi. Di pihak lain, penyediaan berbagai lapangan pekerjaan dan uang bagi masyarakat dari perusahaan tersebut serta lingkungan masyarakat yang menyenangkan bagi kehidupan para karyawan dan eksekutif juga memungkinkan mereka melakukan pekerjaan dengan lebih baik. Satu dari tantangan terbesar keputusan operasi global berkaitan dengan budaya dimana perusahaan tersebut akan didirikan.

• Kedekatan dengan pasar

Bagi banyak perusahaan, dekat dengan pasar akan membuat perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada para pelanggan. Sebagai tambahan dengan trend menuju produksi yang just-in-time, pemasok menginginkan lokasi yang dekat dengan pasar untuk mempercepat proses pengiriman dan bisa meminimalisir biaya distribusi.

• Tenaga kerja

Di manapun lokasi perusahaan, harus mempunyai tenaga kerja, karena itu cukup tersedianya tenaga kerja merupakan hal yang mendasar. Disamping itu, penarikan tenaga kerja kuantitas dan jarak, tingkat upah yang berlaku, serta persaingan antar perusahaan dalam memperebutkan tenaga kerja yang berkualitas tinggi juga perlu diperhatikan perusahaan. Tetapi yang benar-benar menarik bagi manajemen adalah kombinasi diantara produktivitas dan tingkat upah tenaga kerja.

• Kedekatan dengan bahan mentah dan supplier

Perusahaan menempatkan diri dekat dengan bahan mentah dan pemasok disebabkan oleh (1) barang-barang yang mudah busuk, misalnya buah-buahan dalam kaleng, roti, susu, sayur-sayuran, makanan laut beku, (2) biaya transportasi, atau (3) jumlah produk sangat banyak.

• Fasilitas dan biaya transportasi

Tersedianya fasilitas transportasi baik lewat darat, udara, dan air akan melancarkan pengadaan faktor-faktor produksi dan penyaluran produk perusahaan. Pentingnya pertimbangan biaya transportasi tergantung “sumbangan” nya terhadap total biaya.

• Sumber daya-sumber daya (alam) lainnya

Perusahaan-perusahaan seperti pabrik kertas, baja, karet, kulit, gula, tenun, pemrosesan makanan, aluminium, dan sebagainya sangat memerlukan air dalam kuantitas yang besar. Selain itu hamper setiap industri memerlukan baik tenaga yang dibangkitkan dari aliran listrik, diesel, air, angin dan lain-lain. Oleh karena itu perlu diperhatikan tersedianya sumber daya-sumber daya (alam) dengan murah dan mencukupi.

Metode-metode keputusan lokasi

1.      Metode Pemeringkatan Faktor

Metode ini merupakan sebuah metode penentuan lokasi yang mementingkan adanya obyektivitas dalam proses mengenali biaya-biaya yang sulit untuk dievaluasi.

Keenam tahapannya adalah :

§    mengembangkan daftar-daftar faktor terkait

§    menetapkan bobot pada setiap faktor

§    mengembangkan suatu skala untuk setiap faktor

§    meminta manajer menentukan skor untuk setiap faktor

§    mengalikan faktor tersebut dengan bobot setiap faktor, dan menentukan jumlah total

§    membuat rekomendasi yang didasarkan pada skor laba maksimal

2.      Analisis titik impas lokasi

Yaitu sebuah analisis biaya-volume produksi untuk membuat perbandingan ekonois alternatif lokasi.

Ketiga tahapannya adalah :

§     Tentukan biaya tetap dan biaya variabel untuk tiap lokasi

§     Plot biaya untuk setiap lokasi

§     Pilih lokasi yang biaya totalnya paling rendah

3.      Metode Pusat Gravitasi

Metode pusat gravitasi merupakan teknik matematika dalam menemukan lokasi pusat distribusi yang akan meminimalisasi biaya distribusi. Dalam menemukan lokasi yang terbaik untuk menjadi pusat distribusi, metode ini memperhitungkan lokasi pasar, volume barang yang dikirim ke pasar itu, dan biaya pengangkutan.

4.      Model Transportasi

Merupakan sebuah teknik untuk menyelesaikan masalah sebagai bagian dari pemrograman linier. Tujuan dari model transportasi ini adalah untuk menentukan pola pengangkutan yang terbaik dari beberapa titik penawaran ke beberapa titik permintaan agar dapat meminimalkan produksi total dan biaya transportasi.

5.      Analisis biaya

Konsep biaya tetap dan biaya variabel dapat membantu dalam penentuan lokasi. Kombinasi biaya tetap dan biaya variabel bagi lokasi yang berbeda-beda dapat menciptakan persamaan biaya yang menunjukkan hubungan antara biaya danvolume produksi, yang berlaku bagi masing-masing lokasi.

6.      Metoda transportasi

Metoda transportasi adalah suatu teknik riset operasi (operation research) yang dapat sangat membantu dalam pembuatan keputusan-keputusan lokasi pabrik atau gudang. Metoda ini terutama digunakan bila perusahaan yang mempunyai beberapa pabrik dan beberapa gudang bermaksud menambah kapasitas satu pabriknya atau realokasi pelayanan dari setiap pabrik serta penambahan pabrik atau gudang baru.

7.      Metoda Grid

Metoda ini juga memusatkanperhatiannya pada pencarian lokasi yang meminimumkan biaya transportasi antarfasilitas abru dan berbagai fasilitas yang sudah ada, sumber-sumber suplai, dan pasar-pasar.

http://thelaststudynote.blogspot.com/2010/11/desain-lokasi.html

 

 IDENTITAS BARANG BERISI INFORMASI TENTANG :
NAMA BARANG
KODE BARANG
SPESIFIKASI BARANG
UNIT
JUMLAH PENERIMAAN
TANGGAL TERIMA
NAMA SUPPLIER
CAP QC PASS
DLL (SESUAI KEBUTUHAN)
PENGELUARAN
ATURAN MAIN PENGELUARAN BARANG
Otorisasi (tanda tangan)
Data Pengeluaran lengkap (untuk keperluan apa)
Tata cara pengeluaran barang dari lokasi (pabrik)
Pemeriksaan barang keluar pabrik (satpam dll)
Pemeriksaan dokumen permintaan barang
Tanda tangan sesuai otorisasi
Data – data lengkap
SISTEM FIFO
FIFO = FIRST IN FIRST OUT
Ada 2 jenis sistem FIFO :
FIFO Fisik :
Barang secara fisik disusun berdasarkan prinsip FIFO
FIFO Administrasi :
Barang secara administrasi disusun berdasarkan urutan masuk dan keluarnya. Biasanya tujuannya untuk mendapatkan harga perolehan masing-masing barang.
Cara menerapkan sistem FIFO secara fisik:
Tempat pemasukan di sisi yang berbeda dengan tempat pengambilan untuk satu jenis barang atau kelompok barang
Pemasukan barang di belakang, pengambilan di depan disusun secara teratur

http://masparjo.wordpress.com/2010/09/21/warehouse-management/

   

Kebijakan-kebijakannya adalah:

1. Kebijakan Penyimpanan Acak (Random Storage Policy); yaitu penyimpanan item yang datang di setiap lokasi yang tersedia, di mana setiap item memunyai probabilitas sarana pada setiap lokasi.

2. Kebijakan Penyimpanan Tetap (Dedicated Storage Policy); Item disimpan pada lokasi tertentu tergantung tipe itemnya. Kebijakan demikian didesain dengan luas penyimpanan setiap item sama dengan level maksimal persediaan, lalu hal demikian terjadi saat pengisian.

3. Cube Per-Order Index Policy. Rasio kebutuhan space penyimpanan item dengan jumlah transaksi S/R untuk itemnya. Item dengan S/R terbesar sedikit dekat dengan titik I/O.

4. Kebijakan Penyimpanan Berbasis Tertutup (Closed Based Storage Policy); Aplikasi efek pareto di mana 80% aktivitas S/R oleh 20% item, 15% S/R oleh 30%, dan 5% S/R oleh 50%.

6.      Kebijakan Penyimpanan Pangsa (Shared Storage Policy); Kebijakan yang berada pada titik ekstrem random dan dedicated storage policy.

Dalam sebuah perencanaan, manajemen harus menentukan apakah pendirian sebuah pusat gudang atau beberapa fasilitas penyimpan di setiap tempat yang digunakan (dekat dengan stasiun kerja atau lintasan perakitan). Kemudian, yang terakhir adalah mendekati pemindahan bahan dan menghentikan penumpukan produksi dalam pengiriman dari pusat gudang. Hal demikian berkaitan pula dengan pengawasan inventory. Dalam banyak waktu, setiap fasilitas penyimpanan bisa pula dibangun untuk penggunaan, tetapi bukan untuk dimanfaatkan. Operasi pengawasan gudang antara lain adalah pengawasan penyimpanan (storage policies) dan pengawasan order pilihan (order picking policies).

http://thesis.binus.ac.id/Doc/Bab2NoPass/2008-2-00544-TIAS%20Bab%202.pdf

 PENGENDALIAN / PENGONTROLAN

1. Internal (dilakukan sendiri)
2. External (pihak lain yang independen)

Stock opname

Partial
Total

Pemeriksaan bukti-bukti pengeluaran dan pemasukan yang sah
Administrasi inventory harus independen (tidak dibawah pengaruh kepala gudang).

Dead stock management :

PERAWATAN
LAKUKAN PEMERIKSAAN MUTU BARANG JIKA MASA SIMPAN SUDAH MENCAPAI WAKTU TERTENTU (Re QC)

TERAPKAN PRINSIP-PRINSIP 5 R

LANGKAH- LANGKAH 5 R
1. RINGKAS (SEIRI)
2. RAPI (SEITON)
3. RESIK (SEISO)
4. RAWAT (SEIKETSU)
5. RAJIN (SHITSUKE)

Tujuan Implementasi 5R

5R Sebagai dasar KAIZEN di tempat kerja atau GEMBA
. Kaizen di tempat kerja (GEMBA) harus diawali
dari 2R (RINGKAS(SEIRI) dan RAPI(SEITON))
2. Pembersihan (RESIK/SEISO) dapat menemukan keadaan Abnormalitas.
3. “Kebersihan” (RAWAT/SEIKETSU) dimulai dari “Disiplin”
(RAJIN/SHITSUKE)

INVENTORY MANAGEMENT

JENIS – JENIS INVENTORY

1. INCOMING INVENTORY (BAHAN BAKU)
2. WORK IN PROCESS (WIP) INVENTORY
3. INVENTORY BARANG JADI (FINISHED GOODS

MENGAPA INVENTORY DIBUTUHKAN ??

FUNGSI-FUNGSI MASING-MASING INVENTORY (1)

INCOMING (RAW MATERIAL)
1.1 Mengatasi keterlambatan supply
1.2 Mendapatkan discount khusus untuk qty tertentu
1.3 Antisipasi kedepan (kerusuhan, pemogokan dll)
1.4 Jika ada kebijakan pemerintah yang bisa mengakibatkan kenaikan harga..

PROCESS (WIP)
2.1 Fleksibilitas produksi, terutama jika mesin breakdown
2.2 Stabilisasi tingkat output per proses jika ada variasi order
2.3 Meningkatkan utilisasi pabrik, proses dan tenaga kerja..

FINISHED GOODS

3.1 Meningkatkan fungsi customer service (barang diorder langsung ada)
3.2 Sebagai buffer stock jika ada masalah di proses produksi atau kesulitan bahan baku (customer service)
 Balancing Toolsà3.3 Mengatasi fluktuasi permintaan , khususnya untuk “seasonal products”
3.4 Mengantisipasi terjadinya masalah di pabrik atau di pemasok (pemogokan, dll)…

MENGAPA INVENTORY PENTING ??

• Nilainya sangat signifikan
• Resiko (potensi) kerugian
• Over stock
• Kehabisan Stock
• Peluang untuk cost saving
• Law of tens

Karena nilainya sangat signifikan, maka perlu untuk :

Diketahui nilainya secara pasti
Dkendalikan jumlahnya
Dikendalikan pergerakannya
Cepat dideteksi jika terjadi inefisiensi
Dikendalikan penggunaannya..

DEAD STOCK MANAGEMENT

PENYEBAB TERJADINYA DEAD STOCK (1)

Perubahan disain atau komposisi atau spesifikasi tanpa disertai dengan perhitungan yang matang atau tanpa koordinasi yang baik.

Kesalahan prediksi :

Product life time lebih pendek dari yang diperkirakan
Daya serap pasar tidak sebesar yang diperkirakan
Sistem pengendalian stock yang buruk. (Menurut data, stock sudah habis, ternyata kemudian barang tersebut masih ditemukan)
Pada waktu mengorder barang tidak mengetahui posisi stock yang sebenarnya (Over Stock)

Rencana kerja terlalu sering berubah-ubah (terutama sales forecasting)
Kesalahan dalam pemesanan barang

Barang Kadaluwarsa karena :
1. Over Stock (terlalu lama disimpan, mutunya menurun)
2. Sistem FIFO tidak benar.

LANGKAH-LANGKAH PREVENTIVE

Data stock harus akurat
Penyusunan di rak teratur dan rapi
Hindari terjadinya penyebab yang sudah dibahas

STOCK OPNAME

Sering juga disebut Stock Take
Adalah salah satu cara untuk mengetahui stock yang ada dengan cara menghitung langsung fisik barang yang ada
Biasanya dibandingkan juga dengan stock administrasi. Jika ada selisih biasanya dilakukan penyesuaian (adjustment) antara stock fisik dan stock administrasi

JENIS STOCK OPNAME

STOCK OPNAME TOTAL
- Menghitung seluruh stock yang ada sekaligus.
STOCK OPNAME PARTIAL
- Menghitung sebagian stock yang ada secara bergiliran (Cycle Counting).

Mengapa Cycle Counting Dibutuhkan ?

CARA MELAKUKAN CYCLE COUNTING
Kelompokkan semua jenis barang ke dalam kategori, misalnya :
Fast Moving Stock = A
Slow Moving Stock = B
Very Slow Moving / Dead Stock = C
Tentukan Cycle Time untuk masing-masing kategori, misalnya :
Kategori A = 20 Hari Kerja, B = 30 Hari Kerja dst
Hitung Jumlah Item Yang harus dicocokkan setiap harinya
Buat Daftar jenis barang Per kategori
Buat schedule stock opname per hari Sehingga seluruh Jenis Barang Yang masuk kategori tsb selesai dihitung dalam 1 siklus
Setiap Jenis Barang sekurang-kurangnya setahun sekali dihitung
Buat Laporan Hasil cycle counting, dan lakukan adjustment berdasarkan prosedur yang sudah ditentukan.
Hati-Hati Dalam melakukan justifikasi selisih stock.

RESIDUAL BALANCE COUNTING

Cara ini efektif jika digunakan sistem on line stock
Setiap kali pengambilan atau penempatan barang, crew menghitung sisa stock yang ada di rak.
Hasil penghitungan ini dilaporkan ke sistem (Komputer)
Jika ada selisih / perbedaan, maka segera diambil tindakan lebih lanjut

MANFAAT STOCK OPNAME (TOTAL / PARTIAL) :

Memberikan gambaran tentang apa yang sebenarnya terjadi di gudang , kadang-kadang hal yang tidak terduga bisa terjadi, misalnya kebocoran internal dll
Data ini bisa digunakan oleh pihak accounting untuk meningkatkan akurasi laporan keuangannya
Bisa digunakan untuk melakukan trace back (penelusuran) terhadap penyebab terjadinya variance.
Bisa digunakan sebagai salah satu bahan performance appraisal dari staf gudang (misalnya penilai di akhir tahun).

MASALAH YANG SERING TERJADI

Barang rusak dalam penyimpanan
Rusak dalam handling
Salah menyimpan barang
Gangguan lain Misalnya : Tikus, Rayap, Kecoa dll
Banjir
SELISIH STOCK (Fisik Vs Administrasi)
Stock tidak mencukupi

TIP – TIP UNTUK STOCK OPNAME
Pada waktu pelaksanaan stock opname, tidak boleh ada barang keluar atau masuk (Freezing)
Penghitungan harus dilakukan oleh pihak independen (pihak yang tidak berkaitan dengan barang yang akan dihitung)
Jika diperlukan akurasi yang tinggi, sebaiknya satu jenis barang dihitung oleh dua orang / kelompok yang berbeda dalam waktu yang tidak bersamaan

LANGKAH-LANGKAH YANG PERLU DILAKUKAN
Sebelum Stock Opname :
- Rapikan semua barang yang ada digudang
- Semua barang sudah dalam kemasan yang benar
- Buat tabel jenis barang yang perlu dihitung
- Tentukan siapa saja yang bertanggung jawab menghitung masing-masing jenis barang tersebut. Jika perlu buatlah kepanitiaan untuk tujuan stock opname ini

Pada Saat Stock Opname :
- Lakukan penghitungan sampai tuntas
- Jika hasil penghitungan berbeda diantara dua kelompok, lakukan penghitungan bersama-sama.
- Pastikan semua barang sudah dihitung dan hasil penghitungan sudah benar

Setelah Stock Opname :
- Buat Laporan hasil stock opname
- Hitung penyimpangan (variance) masing-masing barang (fisik Vs administrasi)

PASCA PELAPORAN VARIANCE :

- Pelajari item barang yang selisih. Jika jumlah item barang Banyak, lihat barang-barang dengan selisih terbesar.
- Beri perhatian khusus dan selidiki penyebab selisih tersebut dan ambil langkah-langkah perbaikan.
- Bandingkan dengan hasil stock opname sebelumnya, apakah barang ini bermasalah terus. Jika Ya, cari solusinya segera, a.l.
- Buat tugas pengontrolan khusus untuk barang-barang tersebut (Misalnya dikontrol setiap hari).
- Simpan di tempat khusus yang hanya bisa diakses oleh orang tertentu.
- Masukkan hasil variance ini sebagai salah satu point penilaian karyawan (Performance Appraisal).

JENIS ALAT KONTROL STOCK

STOCK CARD (KARTU STOCK)
KOMPUTER (PROGRAM INVENTORY)

KARTU STOCK (1)

- Setiap Barang Mempunyai satu kartu stock
- Setiap pemasukan dan pengeluaran barang yang sama dicatat pada kartu yang sama

KELEMAHAN :
- Resiko salah besar (salah pencatatan, penjumlahan dll)
- Pengontrolannya sulit (sulit diperiksa bukti transaksi)
- Pengolahan data tidak tersedia
- Data mudah dirubah oleh orang lain, karena tersimpan di tempat yang umum (Iseng atau mempunyai tujuan tertentu)

KELEBIHAN :
- Posisi stock dengan mudah bisa diketahui oleh petugas gudang
- Tidak membutuhkan teknologi yang tinggi
- Biaya Investasi rendah
- Tidak membutuhkan manpower skill yang tinggi

http://aororaoperations.wordpress.com/2008/08/05/warehouse-management/